Documents légaux pour cabinet d’avocat : ce que vous devez savoir
Indispensable à tout acte légal, le document réalisé par un avocat se doit de respecter certaines normes. En effet, le Conseil National des Barreaux recommande d’être particulièrement vigilant quant à la rédaction d’un document légal afin d’assurer la sécurité et de la validité de l’acte. Les termes employés, les signatures de toutes les parties et l’apposition d’un sceau sont autant de formalités qu’il convient d’honorer. Le tout cadré par une mise en page structurée et précise. Voici tout ce que vous devez savoir concernant les documents légaux pour cabinet d’avocat.
Quels sont les documents légaux à prévoir pour un cabinet d’avocat ?
Naturellement, le stock de papeterie d’un avocat se doit d’être bien fourni. Outre les traditionnels courriers à en-tête, enveloppes, chemises, dossiers de plaidoirie et ceux de procédures, un avocat se doit de rassembler bon nombre de documents légaux.
Ceux-ci concernent tous les actes qui sont édités chaque jour par un avocat. Il s’agit, par exemple, de :
- Convention de divorce ;
- Vente immobilière ;
- Contrats en tout genre ;
- Attestations ;
- Courriers administratifs ;
- Documents RGPD…
Chaque document se doit de respecter le formalisme de l’acte d’avocat que constitue un ensemble de pratiques de rédaction et de mise en page. Parmi les éléments indispensables de chaque acte, on retrouve bien sûr la datation, les mentions légales, les paraphes et signatures, l’apposition du sceau, etc. Ainsi, en respectant les conventions et les règles déontologiques, la lecture de l’acte, son approbation et son archivage sont grandement facilités.
Quels sont les éléments de mise en page indispensables aux documents légaux ?
Afin d’obtenir un acte soigné et en bonne et due forme, il est important de respecter la mise en page conventionnelle. Dans un premier temps, chaque bas de page doit laisser un espace suffisant pour que toutes les parties puissent parapher, c’est-à-dire que chacun doit inscrire ses initiales. Ceci indique que la page a été lue et comprise. Cependant, il est également possible d’utiliser une reliure de document inviolable qui évite les paraphes. Ce procédé est surtout utilisé pour les actes conséquents contenant de nombreuses pages.
En outre, s’il devait y avoir des ratures ou des renvois, il est important qu’ils soient également paraphés. Le document doit donc comprendre de larges marges pour laisser la place à ce type de notation. En fin de document, il est crucial de prévoir un espace suffisamment grand pour que chaque partie puisse dater, signer et inscrire les mentions légales, si nécessaire. Finalement, pour faciliter le traitement et l’archivage des documents, il convient de prévoir une indexation contenant les éléments clés du dossier :
- Date ;
- Noms ;
- Objet ;
- Liste des pièces jointes ;
- Mots clés choisis au cas par cas…
Comment obtenir un document légal en bonne et due forme ?
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