Nos 5 astuces pour bien organiser vos données 

Au cours d’une journée en entreprise, de nombreux fichiers sont créés. Documents textes, tableaux de données, présentations visuelles… Chaque membre de votre équipe travaille sur un ou plusieurs supports indispensables. Mais quand il s’agit d’enregistrer un document et d’en retrouver la bonne version, la tâche peut s’avérer ardue. Elle l’est encore plus s’il s’agit de documents partagés sur lesquels une équipe entière effectue des modifications ! Alors, pour ne plus perdre de temps à rechercher la bonne data, Al Pagino vous livre 5 astuces pour organiser vos données.  

Pourquoi organiser vos données facilite votre quotidien ? 

La gestion des données est une discipline qui demande de la rigueur et un sens pointu de l’organisation. Elle consiste à trier des données brutes en différentes catégories et à en faciliter l’accès. Il peut s’agir d’organiser des données sur un même fichier, par exemple de rassembler toutes les données relatives à un catalogue de produits, ou de classer les différents documents d’un projet ou d’une entreprise.  

Autrefois, les documents papier devaient être conservés dans des classeurs qui pouvaient remplir une pièce entière. Il convenait alors de les répertorier afin de savoir exactement dans quelle section se trouvait la donnée recherchée. De nos jours, la majorité des documents sont numérisés et stockés sur un serveur. Cependant, il n’en est pas moins difficile de trouver un document si aucune organisation n’a été mise en place. 

La gestion de data vous permet de : 

• Gagner un temps précieux ; 
• Trouver la dernière version d’un document ; 
• Traiter une information et la rendre accessible ; 
• Suivre et analyser l’évolution de vos données… 

Afin d’organiser vos données et d’y accéder rapidement, il existe des moyens faciles à mettre en place. Une fois que vous aurez trouvé la bonne organisation, pensez à en informer les membres de votre équipe afin que tous puissent suivre et respecter la gestion des données de votre entreprise.  

Astuce 1 : Définir un plan de classement 

Avant toute chose, il convient de définir une structure précise de classement. Créez des fichiers correspondant à chacun de vos projets puis nommez-les afin que tous vos collaborateurs puissent comprendre quel type de fichiers sont sauvegardés dans ce dossier. Si vous souhaitez compiler vos données dans un fichier Excel, par exemple, nommez clairement chaque ligne ou colonne et ajouter des filtres pour classer et retrouver facilement une information.  

Rappelez-vous que la loi française stipule certaines obligations en termes de collecte de data. Pour en savoir plus, lisez notre précédent article sur le sujet.  

Astuce 2 : Nommer vos fichiers correctement 

Chaque fichier doit être signalé par une dénomination précise, systématique et cohérente. Par exemple, utilisez les mêmes formats de dates ou les mêmes abréviations pour tous vos fichiers. Préférez des noms courts et évocateurs afin d’en faciliter la gestion. Aussi, évitez d’utiliser trop de caractères spéciaux de type : @!%/. Quant aux espaces, remplacez-les par un tiret de soulignement « _ ». 

Voici le type d’information à intégrer à votre nom de fichier dans l’organisation des données : 

• Date ; 
• Nom de projet/client ; 
• Localisation ; 
• Initiale du collaborateur ou du chef de projet ; 
• Numéro de version du document. 

Astuce 3 : Créer des métadonnées 

Comme vous l’avez compris, le nom d’un fichier se doit d’être concis. Mais si vous souhaitez apporter plus de précisions, vous pouvez tout à fait ajouter une métadonnée à votre dossier. Ainsi, vous pouvez décrire les tenants et les aboutissants de votre fichier ou détailler les acronymes utilisés. Vous pouvez également préciser un contexte, signaler l’état d’avancement du projet et nommer les membres de l’équipe qui y travaillent. 

Astuce 4 : Sauvegarder les dossiers 

Il est fortement conseillé de conserver plusieurs copies d’un fichier. Ainsi, en cas de crash ou de bug, vous pourrez toujours retrouver le double de vos fichiers et continuer à travailler sans perdre de temps. Aussi, il est recommandé de sauvegarder chaque version d’un document plutôt que de modifier une donnée brute.  

Astuce 5 : Confier la gestion de vos données à Al Pagino 

La gestion de data prend du temps. En outre, il arrive trop souvent que lorsqu’une équipe entière travaille sur un projet, chacun modifie et enregistre sa propre version sans nécessairement respecter le protocole d’organisation. Très vite, une entreprise peut se retrouver avec des fichiers éparpillés entre les PC des collaborateurs, le cloud, le serveur interne, une clef USB ou un disque sur externe, etc.  

Afin d’organiser vos données de manière claire, précise et durable, pourquoi ne pas déléguer cette tâche à un expert en gestion de data ? Al Pagino est à vos côtés afin de collecter, traiter et organiser toutes vos données. Pour ce faire, nous avons mis en place un outil de gestion de data : La Fabrique.  

Pour en savoir plus sur notre service de gestion de données, il vous suffit de nous contacter dès à présent.